数据采集器的操作程序是根据实际的需要进行编制的，但一般来说数据采集器应具有数据采集、数据传送、数据删除和系统管理几大功能。
　　数据采集器或称盘点机、掌上电脑，其具有一体性、机动性、体积小、重量轻、高性能，并适于手持等特点。它是将条码扫描装置与数据终端一体化，带有电池可离线操作的终端电脑设备。具备实时采集、自动存储、即时显示、即时反馈、自动处理、自动传输功能。为现场数据的真实性、有效性、实时性、可用性提供了保证。
　　为商品流通环节而设计的数据采集器，具有体积小、重量轻、高性能、手持等特点。它可将条码扫描装置与数据终端一体化，使得通讯座与计算机相连，用于接收或上传数据的功能得以实现，是带有电池可离线操作的终端电脑设备。
　　数据采集
　　是将商品的条码通过扫描装置读入，对商品的数量直接进行确认或通过键盘录入的过程，在数据采集器的存储器中以文本数据格式存储，格式为条码(C20)、数量(N4)。
　　数据传送
　　数据传送功能有数据的下载和上传。
　　数据下载是将需要数据采集器进行确认的商品信息从计算机中传送到数据采集器中，通过数据采集器与计算机之间的通讯接口，运行传送程序，传送内容可以包括：商品条码、名称和数量。数据的下载可以方便地在数据采集时，显示当前读入条码的商品名称和需确认的数量。
　　数据上传是将采集到的商品数据通过通讯接口，将数据传送到计算机中去，再通过计算机系统的处理，将数据转换到相应的数据库中。
　　数据删除
　　数据采集器中的数据在完成了向计算机系统的传送后，需要将数据删除，否则会导致再次数据读入的迭加，造成数据错误。有些情况下，数据可能会向计算机传送多次，待数据确认无效后，方可实行删除。
　　系统管理
　　系统管理功能有检查磁盘空间和系统日期时间的调较。